home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 20 / Cream of the Crop 20 (Terry Blount) (1996).iso / database / tkh9530d.zip / SDN.ID < prev    next >
Text File  |  1996-06-06  |  12KB  |  223 lines
  1. SmartTracker Inventory 95 v3.0a Track, Organize, Catalog your Home/Office
  2. WIN95 MAY96 COLLECT HOME INVENTORY POSSESSIONS INSURANCE TRACK NET WORTH
  3. FILES: TKH9530a.ZIP
  4.  
  5. Author: Michael D. Jones  (Insight Software Solutions, Inc.)
  6. REGISTRATION: $25.00
  7. Category: Home/Office
  8. E-Mail: 71672.3464@compuserve.com
  9.  
  10. SmartTracker Inventory 3.0
  11. --------------------------
  12. SmartTracker Inventory contains a number of features designed to help you 
  13. quickly organize and catalog your personal/office possessions.  Keep a 
  14. record of your belongings for insurance purposes, to help calculate your
  15. net worth, or to simply be able to locate your personal property.  The 
  16. following notes will illustrate SmartTracker Inventory's flexibility and
  17. variety of features designed to allow maximum customization and ease of
  18. use.  Equipped with the Borland Database Engine, SmartTracker Inventory
  19. is both fast and powerful.
  20.  
  21. Inventory Viewer
  22. ----------------
  23. SmartTracker Inventory features a scrollable Viewer, similar in appearance 
  24. to a spreadsheet layout, which lists the database elements.  Configure the 
  25. viewer to your personal preference by clicking on NAVIGATE/VIEWER.  Select 
  26. only those database items that you want to see in the viewer.  Specify the 
  27. order in which they appear and designate the space to allocate to each 
  28. element.  Expand or shrink the number of items in the viewer by adjusting 
  29. the font size.
  30.  
  31. New features include the ability to edit data directly from the viewer, 
  32. complete with pull down list boxes and check boxes in a 3-D format.  Change
  33. colors in the viewer or add grid lines to suit personal tastes.   All field
  34. names may be renamed to your liking and will be reflected in the Inventory 
  35. Viewer as well as throughout the entire program.  All data is now loaded 
  36. into the viewer at once.  Speed buttons are available to move you to the 
  37. beginning or the end of the database.
  38.  
  39. Inventory Input (Edit) Window 
  40. -----------------------------
  41. Enter a multitude of information about your personal/office possessions in 
  42. a simple, straight-forward fashion.  Check out the RECORDS/ADD menu item or
  43. the speed button.  The input (edit) window is comprised of four tabs.  In 
  44. the first tab you may record the following information : Item, Brand, Model,
  45. Serial Number, ID Marks, Description, Category, Location, and Owner. 
  46.  
  47. The second tab asks for Quantity, Item Cost, Current Value, and Replacement
  48. Cost.  Input the dollar values for Item Cost, Current Value and Replacement
  49. Cost on a per item basis.  If you have more than one of a particular item, 
  50. the costs and values will automatically be adjusted by the number of units.
  51. You'll see both the per unit values and the expanded values.
  52.  
  53. The third tab has a check box to mark if the item has a warranty.  If so, 
  54. there are fields to record Warranty Expiration Date and Warranty Notes.  
  55. This tab also includes fields to record Purchase Date and Where Purchased. 
  56.  
  57. The fourth tab contains four user definable fields to use as one sees fit. 
  58.  
  59. If you have similar items to input, save time by using the copy function
  60. (click on EDIT/COPY from the main window) to copy your original entry and 
  61. then edit the few fields that need changing.  The Clear Button allows you 
  62. to clear the input fields and sets all values to the initial default values. 
  63. By clicking EDIT/DELETE from the main window you may delete an entry.  
  64.  
  65. Several fields have drop down list boxes that contain a list of all previous 
  66. entries.  This makes repetitive entries a snap by just choosing a value.  You
  67. can now browse the database while in the input window.
  68.  
  69. The standard windows clipboard copy and paste functions are now available 
  70. for all fields. 
  71.  
  72. Searches
  73. --------
  74. SmartTracker Inventory contains powerful search facilities.  The Search
  75. Window allows you to enter specific search criteria to locate a set of 
  76. items.  You may select to search on one field or multiple fields.  
  77. Alternatively, you may choose to search for different items in the same 
  78. field, such as looking for all Sony, GE and Maytag brands.   You can 
  79. search for numeric and date values, locating items less than, greater
  80. than, less than "x" but greater than "y", or equal to the number or 
  81. date entered.  For example, you can readily find items purchased after
  82. June 22, 1994 or find all items with a purchase price of between $100 
  83. and $250.  All matching search items will be placed into the Inventory
  84. Viewer.  Check out NAVIGATE/ SEARCH from the main menu.
  85.  
  86. The Search and Replace function allows you to replace all occurrences of
  87. a field value with another value.  Simply enter the data to search for 
  88. and type in the replacement text.  Optionally have the program confirm 
  89. the replacement before it occurs.  Click on TOOLS/ SEARCH & REPLACE from
  90. the main menu.
  91.  
  92. SmartTracker Inventory can assist you in locating records by searching on
  93. one field.   Find this from the main menu, NAVIGATE/LOCATE.  Choose a field,
  94. specify if the search value is case sensitive and an exact or partial match.
  95. Next, type in the value you are looking for.  The first record found 
  96. matching the criteria supplied will be highlighted in the Main Window
  97. Viewer.   Click on "LOCATE NEXT" to find the next record matching the
  98. criteria given.  
  99.  
  100. Sorting
  101. -------
  102. You can choose the order in which your data is displayed and used throughout
  103. the program.  You can choose any field to sort on as the primary sort.  
  104. SmartTracker Inventory now allows you to perform second, third and fourth 
  105. level sorts.  If an identical field exists in the primary sort, then the 
  106. items are sorted by the secondary sort, and so on, through the fourth sort.
  107. Check out the OPTIONS/SORT ORDER menu item.
  108.  
  109. Data will be displayed in the Main Window Viewer based on the sort order
  110. defined.  Reports and Exporting Data also rely on the sort order.
  111.   
  112. Backing Up Data
  113. ---------------
  114. SmartTracker Inventory offers a built in mechanism for backing up files
  115. used by the program.  Select FILE/BACK UP DATA from the menu list. You 
  116. may choose to back up three different types of data.  These are the actual
  117. data files, maintainable lists and user defined reports.  Simply select 
  118. what you would like to back up, then choose the drive and directory where
  119. the data is to be saved.   Click the "Start Backup" button to begin the 
  120. operation.
  121.  
  122. Another alternative for backing up data files is to use the Export and
  123. Import commands.  You may export your entire data and then import it. 
  124. You may wish to do this if your database is so large that it cannot be
  125. backed up onto a floppy disk.  An ASCII Delimited Export File will 
  126. normally take considerably less space than the actual database file.
  127.  
  128. Multiple Databases
  129. ------------------
  130. SmartTracker Inventory will support virtually an unlimited number of
  131. databases, basically confined by your hard disk space.  When restarting
  132. the program, the last database used is automatically loaded.  The 
  133. previous five databases open will be displayed at the bottom of the
  134. FILE menu command.  The name of the currently opened database is 
  135. always shown in the caption bar of the Main Window.  
  136.  
  137. Customization
  138. -------------
  139. Practically all aspects of the program can be configured and customized
  140. to the user's own preferences.  All font styles (on screen and reports)
  141. can be changed.  This allows support for foreign languages, as some 
  142. languages require special fonts and characters.  Field names may also
  143. be renamed to ones own preference or to provide foreign language 
  144. equivalents.  The screen colors are all completely changeable to one's
  145. own tastes.
  146.  
  147. You may choose from three options for screen navigation, the use of
  148. speed buttons, lettered buttons or none at all.  Other options include
  149. determining screen size, date and numeric formats, and making changes 
  150. to the viewer and reports as described previously.  Select OPTIONS from
  151. the Main Window.
  152.  
  153. Networking
  154. ----------
  155. SmartTracker Inventory will support usage over a network.   Multiple users
  156. may have the same database open simultaneously and all may make updates to
  157. the database.  If a change is made by on